Marketing del sociale: organizzare un open day

Organizzare un Open Day sembra cosa da poco. In realtà richiede una macchina ben oliata, specie per una scuola come quella Faes che vuole trasmettere, in questa speciale occasione per farsi conoscere, il suo stile e la sua peculiarità (e pare che ce l’abbiamo fatta come riporta questo breve sunto dell’evento di  novembre) e che quindi richiede ben più che l’organizzazione solo di una o due presentazioni.

Questi gli elementi da considerare e le attività previste per ognuno di essi. Li pubblico non per annoiarvi con un lungo elenco, ma per condividere quali siano gli elementi chiave che possono avere successo nell’organizzazione di un evento come questo. Perché se parliamo di Open Day in realtà stiamo anche parlando di eventi di promozione. Ogni suggerimento e idea che volete condividere con noi per aiutarci a migliorare è ovviamente graditissima. Ecco dunque ciò che abbiamo preso in esame:

il messaggio strategico: chi siamo e perché scegliere noi

-       trovare un filo conduttore e suddividere in isole illustrative

-       produrre cartelloni illustrativi del messaggio

-       produrre (pensare, girare e montare) video che sostengano il messaggio

-       dislocare il tutto all’interno della scuola

-       organizzare presentazioni di alcuni punti salienti del messaggio, che vuol dire individuare relatori autorevoli e dare indicazioni sulla traccia della conferenza

la presentazione della scuola

-       predisporre relazioni e relatori che illustrino ogni singolo ordine di scuole presenti nei centri scolastici Faes

-       predisporre l’accoglienza di genitori e ragazzi che vogliono informazioni e notizie specifiche

-       predisporre la possibilità di svolgere colloqui dettagliati con le famiglie interessate all’iscrizione

-       organizzare attività per i ragazzi da 9 a 14 anni con l’intento di far vivere la scuola e comprendere lo stile della medesima

l’accoglienza

-       definire le attività da svolgere

accoglienza all’ingresso, registrazione e affidamento a docenti/genitori/alunni e ex-alunni incaricati di accompagnare i visitatori alla loro destinazione desiderata

-       organizzare i coffee point e gli altri siti ove offrire bevande e spuntini ai visitatori (e ai volontari)

-       organizzare i volontari, prevalentemente genitori, (ex)alunni affidando a tutti un incarico e corrodinando la loro attività

-       organizzare e gestire l’accudimento di bambini da 0 a 8 anni

-       formare tutti i volontari a vivere e trasmettere lo stile della scuola e in particolare l’accoglienza verso i visitatori oltre che ad essere in grado di rispondere alle domande degli stessi in modo corretto per contenuti, forma, educazione.

Come si vede non un lavoro da poco…

Per questo ci vuole un team di coordinamento che comprenda genitori, docenti, professionisti e che lavori con grande sintonia e affiatamento.

Per concludere l’argomento dell’organizzazione del marketing di una attività sociale, nelle ultime due puntate faremo un cenno alla parte della quale ci siamo occupati direttamente: quella relativa al messaggio strategico e come questo è stato poi valorizzato per prolungarne l’effetto positivo. Soprattutto sul web.

Le prima quattro puntate di questa serie sul marketing delle scuole e delle attività social ad alto valore intrinseco possono essere trovate qui

Prima puntata: impostare il lavoro

Seconda puntata: valorizzare il vantaggio competitivo

Terza puntata: cogliere le opportunità

Quarta puntata: L’importanza degli slogan